¿Cuál es el momento idóneo para adquirir un software ERP?
Por Diego Chevez
Consultor de Negocios en Softland Costa Rica
El uso generalizado de software para empresas ha hecho que los programas ERP se conviertan en el eje sobre el cual gira cualquier tipo de negocio.
La adaptabilidad de estos, así como sus funcionalidades son solo dos de las características que podemos resaltar. Pero antes de hablar sobre dicho tema, es propicio detenernos en qué es un sistema ERP y cómo puede ayudar a mejorar los resultados de tu empresa.
ERP, el software que sin duda tu empresa necesita
Lo primero que podemos decir es que se trata de un conjunto de aplicaciones de software integradas, las cuales permiten generar la automatización de gran parte de las prácticas de negocio y que tienen que ver con los aspectos operativos o productivos de una determinada empresa.
Su implementación facilita y centraliza la información proveniente de todas las áreas que componen a la empresa como son; compras, producción, logística, finanzas entre muchas otras.
Para la implementación exitosa de un software ERP es necesario que se produzca una consultoría previa que realice una revisión de tu estrategia y modelo empresarial, de los procesos y de los flujos de información que se generan entre los distintos departamentos de la empresa.
Todo esto permitirá revisar, modelar y mejorar todos aquellos aspectos y procesos que lo necesiten.
El mejor momento para introducir un sistema ERP en tu empresa
Podemos señalar que este proceso de implementación de un software ERP dentro de una empresa viene a darse conforme la misma va adquiriendo acogida por parte del público. Lo que en consecuencia produce la obtención de nuevos clientes y esto, por su puesto, genera un crecimiento de la empresa.
Todo lo anterior se traduce en que la empresa va a necesitar un mayor orden y control, la adopción de la tecnología con el fin de poder mejorar su gestión, y así evitar que los procedimientos se compliquen.
Cuando se vuelve compleja la gestión de procesos en una empresa, la mejor opción sin duda es implementar un sistema de software ERP. Facilitará el trabajo, permitirá tener un mayor control, lograr concretar más ventas, podrá adaptarse al tipo de empresa que posees y mucho más.
Igualmente cabe mencionar que, no importa si se trata de una empresa pequeña, mediana o grande, si lo que quieres es generar una empresa exitosa, la misma debe estar ordenada y ser fácil de manejo, y un ERP será lo que te permitirá lograrlo.
Ahora bien, también es muy recomendable hacer uso del ERP desde el principio, esta será una de las claves que permitirá asegurar el éxito de tu empresa. No es conveniente esperar a que se produzca un mal rendimiento dentro de los procesos de la empresa para acudir al ERP ya que esto solo representa pérdida de tiempo.
Características claves que debe tener un software ERP
Podemos señalar que la escalabilidad, así como el alcance y la funcionalidad de los sistemas ERP llegan a variar considerablemente, pero la gran mayoría de los programas ERP que podemos encontrar tienen estas características;
Integración en toda la empresa
Los procesos de negocio se integran de extremo a extremo entre cada departamento y las unidades de negocio. Un ejemplo de esto puede ser una nueva orden, la cual comienza de manera automática con una verificación de crédito, realiza una consulta en relación con la disponibilidad del producto y lleva a cabo una actualización en el programa de distribución. Luego, una vez que la orden ha sido enviada a su destino final, se genera la factura correspondiente y es enviada.
Operaciones en tiempo real
Si continuamos con el ejemplo mencionado anteriormente podemos decir que los procesos se producen a los pocos segundos de la recepción del pedido. Esto quiere decir que los problemas se logran identificar en poco tiempo, permitiéndole al vendedor y a la empresa tener más tiempo para reaccionar y poder corregir la situación que se presente.
Apariencia y usabilidad
Algo de lo que los primeros fabricantes de ERP se dieron cuenta fue el hecho de que un software que mostrase una interfaz de usuario coherente representaba una reducción en cuanto a los costes de formación y además, brinda una apariencia mucho más profesional.
Cuando un proveedor de ERP adquiere otro software, en ocasiones se abandona el aspecto común. Esto con el fin de poder generar un lanzamiento en el mercado de manera más apresurada.
Mientras que las nuevas versiones tienen su presencia en el mercado, la mayoría de los proveedores de ERP realizan una restauración de su interfaz de usuario gracias al hecho de hacer uso de tecnología Microsoft en todas las herramientas. ¡Se mantiene el mismo look & feel, así como su usabilidad! Esto es un aspecto positivo, pues facilita el proceso de aprendizaje y adopción por parte del personal de la empresa que implementa el ERP.
Para finalizar, cabe señalar que la digitalización de los procesos estratégicos empresariales viene a ser sin duda, algo fundamental dentro de lo que se conoce como proceso de transformación digital de una empresa.
El ERP permitirá que sea mucho más sencillo hacer planificaciones para el futuro, anticiparse a los problemas, potenciar aquellos departamentos en la empresa que podrían llegar a ofrecer mejores resultados y establecer un alineamiento a seguir que tenga como meta el éxito de la misma.
