Nuevas reglas de juego, el mismo sistema de gestión

*Ganador del concurso “Escribe y Gana” 3Q Argentina – Softland  2021

En el mundo del desarrollo de software en general, y de sistemas de gestión en particular, estamos muy acostumbrados a tener siempre presente la posibilidad de adaptación rápida a los cambios necesarios sobre los productos o proyectos que desarrollamos. Ineludiblemente, y desde variados frentes, se imponen cambios a las funcionalidades de un producto, o incluso cambios de los requerimientos de base, durante el desarrollo de un proyecto.

Desde hace algún tiempo se entendió que los proyectos largos y los requerimientos extensos y rígidos ya no son una opción viable para ninguno de los jugadores. Las reglas cambian, las variables cambian, el mundo cambia constantemente; y con él sus necesidades, metodologías de trabajo, formas de consumo. Los últimos años nos dieron un cachetazo de realidad en este sentido y todo lo que dábamos por sentado se nos escurrió entre los dedos. Un pequeño virus nos marcó la cancha y nos cambió el juego.

¿Y cómo afrontamos cambios tan radicales? ¿Qué se hace cuando todas las variables cambian al mismo tiempo?

Aún aquellos que ya habían entendido el cambio de paradigma, tampoco estaban preparados para cambios tan brutales. Hay que entender que, en muchos casos, cambiaron hasta las metas primarias de las compañías. Cuando se contaba con una planificación orientada a obtener cierto margen de beneficios, de un día para el otro la meta se transformó en perder lo menos posible, en ayudar a los clientes a mantenerse en pie, en colaborar con clientes y proveedores, y mantener las fuentes de trabajo.

Todas las prioridades cambiaron de la noche a la mañana, todos los paradigmas, todos los negocios. Pero el sistema de gestión que abrimos a la mañana en la oficina (o mejor dicho desde casa mientras nuestros hijos están en el Zoom de la escuela) es el mismo que ayer, y los circuitos administrativos definidos siguen siendo los mismos, y cada herramienta con la que contamos para facilitarnos el trabajo sigue siendo la misma. El problema es que ahora nada termina de encajar con nuestra nueva realidad.

Hora de algunos cambios. ¿Pero estamos preparados para esos cambios?

Improvisación escalable y flexibilidad.

Como primera medida tiene que entenderse que improvisar no es sinónimo de encontrar una solución rápida e ineficiente que resuelva a medias un problema hasta tener una solución definitiva. La improvisación tiene que ser una herramienta siempre al alcance de la mano para afrontar los imprevistos. En el caso de los sistemas de gestión, de los cuales depende la operatoria de una compañía, la flexibilidad del mismo es la que nos da la posibilidad de improvisar sobre la marcha de los acontecimientos, permitiendo que la rueda siga girando.

Si contamos con un ERP rígido o poco parametrizable vamos a encontrar que ante situaciones imprevistas nos es imposible adaptarnos, o al menos no en tiempos razonables. Si de un día para el otro, por ejemplo, comienzan a llover cheques rechazados de clientes que debieron frenar su actividad, y mis reportes y paneles no tenían en cuenta este factor como una variable de peso y no puedo adaptar esta variable rápidamente, tendremos un sesgo en la información que derivará en pérdida de tiempo y dinero, retrabajo administrativo, etc. Este pequeño ejemplo se traspola a todas las áreas de la compañía, incluso a la gestión de los recursos humanos y al marketing que han requerido un cambio abrupto y total de sus metodologías.

Si nuestro sistema de gestión, en cambio, nos permite adaptar rápidamente nuestros indicadores, variables de comercialización y métodos de trabajo, estaremos preparados para improvisar eficientemente frente a los cambios que se nos imponen.

Decisiones rápidas, soluciones ágiles

En buena medida, la adaptación al cambio requiere que la toma de decisiones no caiga en interminables circuitos administrativos o burocráticos, y en este sentido es fundamental entender que las soluciones y proyectos deben realizarse utilizando metodologías ágiles sin estar atados a una enorme lista de requerimientos, plazos y actores. Los proyectos deben separarse en pequeñas metas ordenadas, y quienes lleven adelante los proyectos deben tener la suficiente autonomía para decidir sobre la marcha ante algún cambio en las variables internas o externas sin perder de vista el panorama general.

Si para adaptar mi negocio necesito desarrollar toda una plataforma de comercio electrónico, al momento que se termine el proyecto es muy probable que mi negocio ya haya quedado fuera de competencia. Si mi ERP no me permite adaptarme rápidamente a una plataforma de e-commerce o no me brinda la posibilidad de llevar la fuerza de ventas a los dispositivos móviles del equipo, mi compañía evidentemente perderá frente a la competencia que se ha adaptado más rápido al cambio de operatoria y modelo de negocios.

¿Qué buscar entonces en un sistema de gestión?

Como ya dijimos, necesitamos poder improvisar y adaptarnos rápidamente, para lo cual nuestro sistema de gestión debe ser flexible en cuanto a la posibilidad de parametrizar los distintos aspectos de la operatoria, desde los reportes, indicadores, registraciones, hasta los datos que se necesiten analizar.

Otro factor fundamental es la adaptabilidad del producto. Es decir, que nuestro sistema nos permita conectarnos o interoperar con diferentes plataformas, soluciones móviles, servicios cloud, etc. Un sistema desconectado del mundo no es una opción viable en estos tiempos.

Por último, el software que utilicemos debe estar respaldado por un equipo que entienda la importancia de las metodologías ágiles, tanto en la implementación del producto como así también en las soluciones que se requieran para cada negocio y ante cada eventualidad. Debe existir una estrecha relación entre el desarrollador y el usuario en el sentido del trabajo en equipo y la comprensión de las metas y prioridades del negocio. El desarrollador del sistema de gestión no debe ser simplemente un proveedor, sino un socio estratégico en un mundo que constantemente nos desafía a evolucionar.

Fuente: por Maximiliano Insua, Desarrollador, Softland Argentina