Mejores prácticas para implementar un ERP
Por Julio Soto
Gerente Consultoría Softland República Dominicana
Las implementaciones de cualquier plataforma tecnológica pueden resultar complicadas y tediosas, sin embargo, el buen uso de las metodologías de dirección de proyectos nos garantiza que el proceso sea óptimo y fácil de comprender para el usuario final.
La resistencia al cambio, en la mayoría de los casos, es la principal afectación para implementar una solución tecnológica en las organizaciones. Algunas causas son las siguientes:
- Miedo a lo que pueda suceder
- Falta de Información acerca del proyecto
- Malas experiencias del pasado
- Miedo al fracaso
- Resistencia para experimentar nuevas tecnologías
- Aumento de las responsabilidades laborales
- Falta de tacto en quien introduce el cambio
Para esto las áreas tecnológicas de las compañías deben empoderarse de este tipo de proyectos, es importante trabajar de la mano con el proveedor tecnológico y crear objetivos realizables en el corto, mediano y largo plazo. Estos son algunos consejos que puedes poner en marcha.
- Involucrar a todas las personas que serán parte del proyecto desde el primer minuto, se debe tomar en cuenta a los usuarios del sistema.
- Hacerles notar el objetivo del proyecto y qué lograrán al implementar Softland ERP.
- Mostrar los beneficios del sistema y cómo reducirán sus cargas de trabajo.
- Invitarles a las reuniones de seguimiento para que se sientan partícipes de los avances.
- Estar presente en las etapas complejas del proyecto, como por ejemplo la salida “en vivo”.
Planificación y ejecución del Proyecto
En primera instancia la planificación debe incluir los requerimientos técnicos y funcionales que el cliente requiere. Además, se debe documentar lo que no incluye la implementación de un ERP para que, tanto el proveedor tecnológico como la organización que requiere el Software, conozcan el alcance de este proyecto.
Toma en cuenta que los cambios que surjan sobre la marcha se deben documentar, así se evitarán malas experiencias y cuidarán ante todo la integridad de la compañía. Cada vez que surja un nuevo requerimiento se debe evaluar el cambio en tiempo, presupuesto y alcance para ejecutarlo con seguridad.
Por otra parte, es importante entrevistar a todos los usuarios del sistema, así, se conocerán a profundidad los insumos necesarios para completar una matriz de requisitos.
Ya en la etapa de ejecución se debe dar participación al cliente en los procesos clave como la configuración de módulos, la carga de maestros y los ajustes a los reportes. Así, una vez finalizada la implementación, ellos serán capaces de administrar la solución y se convertirán en los capacitadores para el resto de la organización.
Estos procesos requieren evaluar los avances y posibles retrasos, para ello, es fundamentar realizar reuniones de seguimiento al menos dos veces al mes con los líderes del proyecto, el implementador de la solución y el gerente de consultoría. Finalizada estas reuniones se debe enviar la minuta con los acuerdos y responsables de cada punto.
Para finalizar y proceder con un cierre de proyecto exitoso, es sumamente importante repasar cuál fue el objetivo general del proyecto y si se logró conseguir, en muchas ocasiones el resultado final no se puede percibir hasta que pase un tiempo considerable, sin embargo, es deseado tener objetivos tangibles y medibles que nos permitan conseguir la aceptación final del cliente y la firma de la carta de cierre de proyecto.
Nuestro mayor empuje como consultores debe ser tratar de completar el proyecto en tiempo y presupuesto y con el alcance acordado. Nuestra visión, como consultores tecnológicos, es y será garantizar la satisfacción del cliente y entregar un proyecto óptimo y esperado que pueda servir para futuras alianzas y referencias.
