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Los 5 errores más comunes en el cálculo de la nómina en la salud

El proceso para calcular la nómina puede ser complejo y desafiante debido a la diversidad de roles, turnos rotativos, horas extra y otros factores únicos en el sector de la salud.

A pesar de la importancia de esta tarea, no es raro que se cometan errores que pueden tener implicaciones significativas tanto para la organización como para sus empleados. En este artículo, exploraremos los cinco errores más comunes en el cálculo de la nómina en el sector de la salud, proporcionando información y consejos útiles para evitarlos y mejorar la eficiencia y precisión de la gestión de la nómina.

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1. Falta de cumplimiento con las leyes laborales: El sector de la salud está altamente regulado y las organizaciones deben cumplir con diversas leyes laborales. La falta de cumplimiento puede resultar en acciones legales, multas y daños a la reputación de la compañía. Para evitar violaciones de las leyes laborales, las organizaciones de atención médica deben estar al día con las leyes y regulaciones laborales. Esto implica monitorear los cambios en las leyes laborales, proporcionar capacitación regular a los empleados e implementar políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento.

Cambios como los que plantea la reforma laboral podrían conllevar a errores en los cálculos de nómina. Por ese motivo, cada organización debe estar preparada para los cambios venideros y debe configurar su software de nómina de acuerdo con las nuevas regulaciones.

2. Clasificación incorrecta de los empleados: La clasificación incorrecta de los empleados es un error común que las organizaciones de salud cometen con su nómina. La clasificación incorrecta ocurre cuando un empleado es designado como contratista independiente cuando, de hecho, es un empleado. Este error puede llevar a la subpago de impuestos, horas extras y beneficios, lo que resulta en acciones legales y sanciones para la organización de salud.


3. Registros inexactos: Los registros precisos de la nómina son esenciales para cumplir con las leyes laborales, rastrear las horas de los empleados y procesar la nómina con precisión. La inexactitud en la conservación de los registros puede llevar a la subpago o sobre pago de los empleados, lo que puede resultar en acciones legales y daño a la confianza de los empleados.

Cuando los procesos son manuales, pueden generar desconfianza en los empleados debido a pagos retrasados u omisiones. Utilizar un software de nómina puede garantizar la puntualidad y el orden en los pagos, lo que puede aumentar la confianza y la motivación de los empleados

Se debe tener en cuenta que en el sector de la salud, los empleados no siempre reciben un sueldo fijo debido a la naturaleza impredecible de su trabajo.

4. Mala gestión del tiempo extra: El tiempo extra es un aspecto importante de la nómina debido a las disposiciones federales de tiempo extra bajo la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA). Sin embargo, esto puede ser desafiante de manejar porque los cálculos y las exenciones pueden variar para cada empleado o empleador, dependiendo de su estado. Si alguien miscalcula el tiempo extra, algunos empleados pueden recibir más o menos de lo que registraron. Además, si accidentalmente miscalcula los salarios de sus empleados que trabajan horas extras o les da tiempo libre pagado en lugar de tiempo extra, puede causar consecuencias adicionales de errores de nómina dependiendo de si sus empleados son asalariados o exento.

5. Los errores humanos pueden afectar todos estos problemas si su personal maneja el sistema de nómina a través de un proceso manual. Algunos de los problemas causados por el error humano pueden incluir el procesamiento de pagos, el almacenamiento o entrega de cheques en papel, la organización de la documentación y la presentación de formularios de impuestos de empleados o empleadores. Es posible que las horas de los empleados no sean precisas debido a problemas del sistema de gestión o cálculos incorrectos..

Asímismo, el uso de sistemas manuales y obsoletos para la gestión de la nómina puede llevar a errores humanos y a una mayor carga de trabajo. La automatización y la digitalización pueden simplificar la gestión de la nómina, aumentar la precisión y el cumplimiento, y proporcionar datos para el análisis y la mejora.

Los turnos en el sector salud son un desafío

En el sector salud, la organización y distribución de los turnos laborales puede ser una tarea compleja y, a veces, abrumadora. Los centros de salud requieren una operación continua las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que significa que se deben coordinar diferentes turnos, incluyendo días, tardes, noches y fines de semana.

Además, hay que tener en cuenta las horas extras, los permisos, las vacaciones y las ausencias por enfermedad, y también, la variabilidad de las cargas de trabajo según la especialidad y el servicio.

Estos factores pueden llevar a errores en el cálculo de la nómina, lo que puede resultar en pagos incorrectos y conflictos laborales. Aquí es donde los software de gestión de nómina entran en juego para ayudar a resolver este problema.

Los software de gestión de nómina automatizan el proceso de cálculo de la nómina, teniendo en cuenta las variaciones de los turnos y las horas trabajadas por cada empleado. Al registrar digitalmente las horas trabajadas, así como los cambios de turno y las ausencias, estas herramientas proporcionan un registro preciso y actualizado, minimizando la posibilidad de errores en la nómina.

Estos programas también permiten configurar reglas para calcular automáticamente las horas extras y los pagos por turnos nocturnos o fines de semana, lo que puede ser especialmente útil en el sector sanitario, donde estos turnos son comunes. Además, muchas de estas herramientas también pueden integrarse con sistemas de control de asistencia y horarios, proporcionando una solución de gestión de nómina más completa y eficiente.

Cómo puede ayudar un software de nómina en la nube

Un software de nómina en la nube puede mejorar la gestión de la nómina en el sector de la salud de varias maneras:

  1. Automatización de cálculos: Un software de nómina puede calcular automáticamente los salarios de los empleados, teniendo en cuenta las variaciones por mes y cargo, las horas extra, los descuentos de impuestos y otros detalles. Esto reduce la posibilidad de errores que pueden ocurrir con los cálculos manuales, asegurando una mayor precisión y eficiencia​.
  2. Ahorro de tiempo y costos: El software de nómina puede realizar los cálculos necesarios en cuestión de minutos, lo que ahorra tiempo y reduce la carga de trabajo del equipo encargado de la gestión de la nómina. Esto puede liberar recursos para ser asignados a otras tareas más críticas​​.
  3. Confianza y satisfacción del empleado: El uso de un software de nómina puede garantizar la puntualidad y el orden en los pagos, lo que puede aumentar la confianza de los empleados en la organización. Saber que su nómina será exacta y entregada a tiempo puede mejorar la satisfacción y la motivación de los empleados​​.
  4. Gestión eficaz de salarios variables: En el sector de la salud, los salarios de los empleados pueden variar debido a la naturaleza impredecible del trabajo. Un sistema de nómina puede manejar eficazmente estas variaciones, asegurando que los cálculos sean precisos independientemente de las circunstancias​.
  5. Cumplimiento de las leyes: Un software de nómina puede ayudar a garantizar el cumplimiento de las leyes y regulaciones relacionadas con la nómina. Puede considerar automáticamente los descuentos, impuestos y otras variables que deben ser descontadas del salario del empleado, lo que puede ayudar a evitar posibles infracciones legales​.
  6. Almacenamiento seguro de datos: Con un software de nómina en la nube, todos los datos de nómina y los documentos de los empleados pueden almacenarse de forma segura en la nube. Esto no solo proporciona un mayor nivel de seguridad, sino que también permite un fácil acceso a los datos desde cualquier lugar y en cualquier momento​.

Elige Softland HCM como tu software de nómina

Softland HCM es la mejor opción de software de nómina por diversas razones. En primer lugar, es un software de nómina y de recursos humanos basado en la nube, lo que facilita la accesibilidad y la gestión de la nómina desde cualquier lugar y en cualquier momento​.

Además, ofrece una amplia gama de características esenciales, como una base de datos de empleados, gestión de recursos humanos, seguimiento de solicitantes, perfiles de empleados y gestión de tiempo libre​​.

En el sector salud, varios hospitales usan nuestra solución. Entre ellos encontramos a la Fundación Cardioinfantil y la Clínica Soma.

La clínica SOMA no contaba con un software que pudiera cubrir las necesidades básicas de nómina, requirían de una solución que nos garantizara el soporte técnico y las actualizaciones de ley.

Se tenía la necesidad de reducir procesos manuales en la administración del talento humano con una herramienta confiable que permitiera automatizar las tareas.

Con Softland HCM lograron automatizar el proceso y ganamos autonomía. Los procesos de liquidación de nómina, seguridad social e interfaz contable se volvieron más eficientes. Además, la generación de reportes ahora es más simple y confiable. Las tareas que antes se tomaban 10 días ahora las hacen en 5 minutos.

El caso de éxito de la Fundación Cardioinfantil también es ejemplar:

Softland HCM ha sido diseñado para maximizar la productividad de los procesos de liquidación de nóminas y administración de recursos humanos, permitiendo estar al día en los constantes cambios y excepciones de la legislación laboral sin afectar el tiempo y uso de los usuarios​.

Además, Softland HCM es apto para empresas de tamaño mediano, grande y corporativo en varios sectores, incluyendo el sector de la salud.​.

 Su compatibilidad con múltiples plataformas, incluyendo la nube, SaaS, web, escritorio y móvil, así como su soporte integral que incluye correo electrónico, chat, teléfono y soporte en vivo 24/7, lo convierten en una opción de software de nómina verdaderamente flexible y confiable​.

Por último, Softland HCM cumple con altos estándares de calidad y seguridad (ISO 29110, ISO 27001) asegurando la protección de los datos sensibles de la nómina y de los empleados​.

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