En un mundo cada vez más digitalizado, es fundamental seleccionar una solución de nómina en la nube confiable y eficiente. Los directores de nómina y directores de tecnología tienen la responsabilidad de tomar decisiones informadas que garanticen la seguridad y protección de los datos de su empresa. Al tener en cuenta los aspectos clave a continuación, podrán evaluar y seleccionar la solución de nómina en la nube que mejor se adapte a sus necesidades.
Seguridad de la información
La seguridad de la información es crucial cuando se trata de la gestión de nómina, ya que involucra el manejo de datos sensibles de los empleados y la empresa. Asegúrate de que la solución en la nube cuente con medidas de seguridad sólidas y siga las mejores prácticas, como la encriptación de datos y autenticación de usuarios.
Cumplimiento normativo
Es fundamental que la solución de nómina en la nube cumpla con las leyes y regulaciones aplicables en materia de protección de datos y privacidad. Verifique si la solución cuenta con certificaciones relevantes, como la ISO 27001, que garantizan el cumplimiento de estándares internacionales.
Escalabilidad y adaptabilidad
La solución de nómina en la nube debe ser escalable y adaptarse fácilmente a las necesidades cambiantes de su empresa, tanto en términos de crecimiento como de reestructuración. Esto permite a su empresa mantener un control adecuado de los costos y evitar inversiones innecesarias en hardware o software.
Integración con otros sistemas
Una solución de nómina en la nube que se integre fácilmente con otros sistemas de gestión empresarial (ERP, CRM, etc.) facilitará el flujo de información y mejorará la eficiencia en la administración de recursos humanos y la gestión financiera.
Accesibilidad y movilidad
Es importante que la solución de nómina en la nube permita el acceso en tiempo real desde cualquier lugar y dispositivo. Esto brinda a los directores de nómina y de tecnología la flexibilidad de gestionar y supervisar los procesos de nómina en cualquier momento.
Capacitación y soporte técnico
El software de nómina debe ser fácil de usar y aprender, pero también es fundamental contar con un soporte técnico y capacitación adecuados para garantizar que los usuarios puedan aprovechar al máximo todas las funciones y herramientas disponibles. Antes de elegir una solución, evalúa las opciones de capacitación y soporte proporcionadas por el proveedor, así como su disponibilidad y accesibilidad.
Actualizaciones y mantenimiento
Es crucial que la solución de nómina en la nube se mantenga actualizada y en línea con las últimas regulaciones fiscales y laborales. Asegúrate de que el proveedor de software ofrezca actualizaciones y mejoras periódicas para mantener el sistema en conformidad con las normativas vigentes. Además, el proveedor debe encargarse del mantenimiento y la solución de problemas técnicos para garantizar la continuidad y el buen funcionamiento de la plataforma.
Personalización y configuración
Un software de nómina ideal debe ser altamente personalizable y configurable para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa. Esto incluye la capacidad de crear y personalizar campos de datos, informes y flujos de trabajo según las políticas y requisitos de la organización. Además, debe ser capaz de manejar diferentes tipos de contratos, esquemas de compensación y cálculos de beneficios para satisfacer las necesidades individuales de cada empleado.
Automatización y eficiencia
Un buen software de nómina en la nube debe permitir la automatización de tareas y procesos repetitivos, lo que permite a los profesionales de recursos humanos y nómina centrarse en actividades más estratégicas y de valor agregado. La automatización de cálculos, generación de informes y otras tareas relacionadas con la nómina puede reducir significativamente los errores y mejorar la eficiencia en la gestión de la nómina.
Análisis de datos y generación de informes
Una solución de nómina completa debe ofrecer herramientas sólidas de análisis de datos y generación de informes para ayudar a los responsables de la toma de decisiones a monitorear el rendimiento, identificar tendencias y tomar decisiones informadas. Asegúrate de que el software de nómina que elijas proporcione informes detallados y personalizables, así como paneles de control visuales y fáciles de entender para facilitar la interpretación y el análisis de la información relacionada con la nómina y los recursos humanos.
¿Por qué cumplir con la certificación ISO 27001?
La certificación ISO 27001[1] es una norma internacional que se centra en la gestión de la seguridad de la información, proporcionando un marco estructurado para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información en una organización. El software HCM de Softland cumple con esta certificación, ¿por qué es importante?
Al obtener esta certificación, las empresas demuestran su compromiso con la protección de datos e información de sus clientes y partes interesadas. La norma ofrece un enfoque basado en la identificación, evaluación y gestión de riesgos de seguridad de la información, que incluye políticas, procedimientos y asignación de responsabilidades.
Uno de los aspectos clave de la certificación ISO 27001 es su enfoque en la mejora continua: “Las organizaciones que cuentan con esta certificación deben trabajar constantemente en la actualización y el fortalecimiento de sus sistemas de gestión de seguridad de la información, lo que les permite mantenerse al día con los cambios tecnológicos y las amenazas emergentes”, afirma Vanessa Molina Montaña, jefe de seguridad de la información de Softland Colombia.
Además, esta norma requiere que las empresas realicen auditorías internas y externas para garantizar el cumplimiento y la eficacia de sus sistemas de seguridad”, añade Molina.
La certificación ISO 27001 ofrece una serie de ventajas a las empresas que la obtienen. En primer lugar, mejora la confianza de los clientes y partes interesadas al demostrar que la organización se toma en serio la protección de la información. También puede ayudar a las empresas a cumplir con requisitos legales y regulatorios relacionados con la seguridad de la información.
“Además, la implementación de un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información basado en la norma ISO 27001 puede contribuir a reducir la probabilidad y el impacto de incidentes de seguridad, así como a mejorar la capacidad de respuesta en caso de que ocurran”, concluye Molina.
El software de nómina de Softland
Por su parte, la solución de gestión de recursos humanos (HCM) de Softland [2] cuenta con seguridad mejorada, incluyendo autenticación mediante Directorio Activo / LDAP, contraseñas enmascaradas y restablecimiento de contraseña.
El módulo de seguridad y control de acceso incluye auditoría, gestión de perfiles de usuarios, niveles de acceso y perfiles de acceso en la aplicación. Los módulos especializados, como Checker and Maker, permiten controlar el ingreso y la autorización de información en el sistema.
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