Retos y beneficios al implementar un ERP de forma remota

Por Pedro Soto
Director Regional de Consultoría Softland

Actualmente nos mantenemos en un entorno mundial que nos ha obligado a cambiar múltiples paradigmas, revisar y reinventar procesos dentro de las compañías, en general, hemos tenido que aprender a hacer las cosas de forma remota. Y este importante cambio no es ajeno a los proyectos de implementación de software tipo ERP, CRM o HCM, entre otros.

Seguramente todos los que estamos en el área de tecnologías de la información nos preguntamos cuándo es un buen momento para realizar cambios importantes, considerando el trabajo remoto. Y la respuesta más sensata y sencilla es: ¡ya! Hay empresas que continúan cuestionándose si es posible realizar un cambio tan importante en sus áreas realizando las actividades que antes hacíamos de forma presencial.

Tenemos varios paradigmas que romper y continuar confiando en que las diferentes plataformas tecnológicas, particularmente la basada en la nube, son la solución para resolver problemas de accesibilidad, flexibilidad, conectividad, obsolescencia de hardware y hasta disponibilidad de los equipos de trabajo.

Por ejemplo, ¿es siempre necesaria la presencialidad para garantizar supervisión y control de lo que un consultor realiza? La experiencia nos dice que no y ahora lo hemos reafirmado al desarrollar proyectos 100% de forma remota. Desde luego, existen retos importantes como garantizar que los cronogramas se cumplen a cabalidad, que las tareas desarrolladas tanto por el consultor como su contraparte, el usuario de la empresa, logren los objetivos trazados. Para esto se debe contar con una serie de documentación digital e indicadores clave de gestión que permitan asegurar los avances a paso firme.

Definitivamente el manejo de los proyectos a través de entregables es una forma de asegurar el adecuado avance. Estos entregables deben marcar la pauta en términos de los hitos importantes que la empresa requiere y que los usuarios deben validar a los consultores: deben ser concretos, realistas en tiempo y bien ejecutados. Todo entregable se debe firmar cuando se está satisfecho con el producto recibido: una carga de datos, un reporte u otra actividad dentro del plan de trabajo.

Otro paradigma importante que se debe romper es que no se pueden realizar inicios de proyectos, seguimiento y control o hasta la finalización. Una vez más hemos logrado comprobar que con las herramientas disponibles en la actualidad, la videoconferencia es el mejor aliado para poder tener una interacción lo suficientemente adecuada para poder desarrollar un proyecto sin mayor inconveniente. Inclusive, en nuestra experiencia, es cada vez más común que estemos llevando a cabo proyectos de carácter regional, es decir, múltiples países en los que se debe implementar las soluciones, tanto la implementación como la gestión se hacen de forma remota, aunque los consultores sean locales.

Desde luego y como se sabe, un proyecto es de las dos partes, por lo que es siempre importante que haya una constante comunicación y supervisión, que se dedique el tiempo, por ambas partes, enfocados en realizar las actividades pactadas para la jornada laboral.

¿Cuáles beneficios se pueden obtener al implementar soluciones remotamente?

A continuación, se mencionan varios de los beneficios que, en nuestra experiencia, hemos logrado tener con mucho éxito:

• Mejora en la productividad al no haber desplazamientos. En lugar de gastar una, dos, cuatro o hasta más horas en ir y venir a la empresa cliente, este tiempo se dedica para iniciar temprano las sesiones de trabajo y terminarlas cumpliendo la planificación.  No hay desgaste de las personas por traslado.
• Comodidad en la realización de las tareas. Al habilitar un espacio de trabajo remoto en la casa, se trabaja de forma más cómoda, teniendo mejor disposición para las tareas del día.
• Grabación de las sesiones de capacitación o trabajo para garantizar su aprovechamiento. Con el consentimiento de las partes, se graba toda la sesión de manera que, en lugar de crear manuales operativos exhaustivos y pesados de leer, se puede crear una biblioteca de videos que, si se cuenta con una plataforma de e-Learning, se pueden capitalizar disponiéndolos para la autocapacitación o la reafirmación del conocimiento.
• Para aquellas empresas que estén fuera de la zona metropolitana o de cobertura, es decir, que se debe incurrir en dietas y viáticos, no hay tal gasto. Se eficientiza el tiempo y se ahorra una cantidad importante de dinero que podría invertirse en más soluciones, horas de capacitación u otras actividades importantes.
• Adaptabilidad y flexibilidad. Dos elementos que no pueden faltar en los entornos remotos, ya que ambas partes deben buscar adaptar sus agendas y ser flexibles, pactando horarios ajustados a las necesidades del proyecto.
• Herramientas en la nube para la gestión del proyecto. Dejamos el papel atrás, minimizamos el desperdicio y la necesidad de guardar papeles en espacios cada vez más reducidos. Una parte muy importante para el éxito de los proyectos en esquema remoto es contar con una herramienta para la gestión, pero que sea en la nube, donde permita la colaboración entre las partes.

Para poder lograr todo lo anterior, se requiere de soluciones confiables, robustas y que no solo estén disponibles on premise sino también en la nube. Además, se debe contar con una metodología que se adapte a diferentes entornos y tipos de empresas confiando sus procesos en una empresa sólida, de amplia trayectoria que ha finalizado múltiples proyectos en entornos 100% remotos, de forma exitosa.

En Softland contamos con la experiencia, metodología, soluciones y personal capacitado para brindarle seguridad y garantía de que los proyectos se implementarán exitosamente de forma remota.