Por Álvaro Paniagua
Gerente Operaciones Softland Costa Rica

Anteriormente expusimos consejos para implementar un ERP: involucrar a la gerencia, asignar un líder al proyecto, buscar al proveedor indicado, prepararse para la implementación, etc. En esta ocasión brindaremos 3 consejos, no tan obvios, para que la adopción de un ERP no sea abrumadora y aumentar las probabilidades de éxito en el uso de esta herramienta.

Evita trabajar en “Cascada”

Si tu proveedor tecnológico propone implementar el ERP con una planificación basada en etapas o fases (inicio, planificación, diseño, cargas, configuración, capacitación, pruebas y salida “en vivo”), toma en cuenta que este proceso es muy riesgoso.

Ilustraremos cuál es el riesgo de trabajar en cascada: el costo de la implementación del proyecto es de $50 mil dólares y la duración ronda los 5 meses, este es el costo por cada etapa:

• Inicio: $2,500
• Planificación: $5,000
• Diseño: $5,000
• Cargas: $5,000
• Configuración: $5,000
• Capacitación: $10,000
• Pruebas: $5,000
• Salida en vivo: $10,000
• Cierre: $2,500

Ahora, se supone que el proyecto avanza sin problemas durante 4 meses, pero en la etapa de “pruebas” se encuentran omisiones en la etapa de “diseño” (el cliente no lo dijo y el proveedor no lo preguntó).

Después de analizar la situación, el proveedor presenta dos opciones: la compañía debe pagar $10,000 USD más o adaptarse al sistema. El cliente se encuentra ante una disyuntiva realmente compleja: tirar un proyecto en el que ya se invirtió gran cantidad de dinero y del cual no se rentabilizó o pagar más y seguir adelante con una gran inquietud: ¿esta será la única funcionalidad que hace falta? ¿tendremos que pagar más en el futuro? ¿El sistema realmente se ajusta a nuestras necesidades?

En un proyecto en cascada las situaciones críticas aparecen cuando ya se invirtió la mayor parte del presupuesto del proyecto por lo que el riesgo y la tensión son muy altas. No es una buena forma de asegurar el ROI.

Ahora bien, si no trabajamos por etapas, ¿cuál es la mejor forma de hacerlo? En el siguiente consejo te lo explicamos.

¡Hay que dar cabida a la adaptabilidad!

En las empresas acostumbran presupuestar periodos de un año, y en un proyecto es natural que se planifique de inicio a fin toda la implementación. El cliente y el proveedor piensan que, al calendarizar detalladamente todas las actividades, aumentan las probabilidades de éxito. No obstante, durante las implementaciones pueden presentarse situaciones como estas:

• Algún miembro del equipo puede salir de la empresa
• Si el flujo de efectivo del cliente disminuye, el proyecto puede cambiar el ritmo de avance
• Existe la posibilidad que el cliente redefina sus prioridades
• El consultor asignado al proyecto puede enfermar
• El proyecto resultó más pesado de lo que se esperaba

Acá es donde comprobamos que la planificación nunca se cumple. Sin embargo, sí es necesario fijarse metas para trabajar con un objetivo claro y definir plazos para medir el avance del proyecto. Existen formas de trabajar definiendo metas, sin desperdiciar recursos en planificaciones irrealizables.

Los proyectos se pueden dirigir de forma predictiva (plan-driven) y de forma adaptativa (change-driven).

Gestionar un proyecto de forma predictiva se asemeja al ejercicio del presupuesto, tratamos de predecir de principio a fin cómo será gestionado el proyecto y los cambios no son bien recibidos. Por otro lado, en un proyecto gestionado de forma adaptativa se planifica detalladamente en el muy corto plazo y se realizan ajustes en el mediano y largo plazo, en este tipo de proyectos los cambios son necesarios y esperados.

Un proyecto de implementación de un ERP se debe organizar de forma en que el cliente reciba, anticipadamente, partes 100% funcionales del sistema. Cada parte debe entregarse en plazos no mayores a un mes.

La planificación inicial debe indicar en grandes hitos cuando se espera entregar cada porción, y cada vez que se va a iniciar una nueva entrega es necesario planificar minuciosamente las actividades, recursos y fechas.

Trabajar de esta forma tiene las siguientes ventajas:

• El cliente, realmente, recibe valor más rápido, esto reduce el riesgo y la incertidumbre.
• Es más fácil para la empresa asimilar el sistema en porciones pequeñas y la experiencia en la funcionalidad recibida, facilita el aprendizaje de las entregas futuras.
• El proveedor aprende del cliente en cada entrega por lo que las planificaciones futuras son cada vez más exactas y los trabajos más efectivos.

1 entrega = 1 mes (o menos)

Cuando un proyecto se planifica, según las recomendaciones anteriores, se debería entregar el ERP en partes o unidades 100% funcionales en plazo máximo de un mes, así el seguimiento se vuelve muy sencillo.

Un proyecto compuesto por 6 unidades debe entregarse en un plazo menor o igual a 6 meses, cuando se quiere saber el avance del proyecto solo se debe preguntar cuántas unidades están utilizando, y cuántos meses lleva el proyecto. Si se entregaron 3 unidades y el proyecto lleva 4 meses, claramente, hay oportunidades de mejora.

Lo más importante es que cada unidad entregada es una unidad asegurada para el cliente.

Un consejo final

Cuando estés en proceso de adquirir un ERP solicita al proveedor que, no solo te demuestre el sistema, sino que también te explique la metodología de implementación.

Realiza las siguientes consultas:

• ¿En qué momento empiezo a utilizar el sistema?
• ¿Cómo se asegura el éxito del proyecto? Por medio de documentación, de pruebas o del uso real del sistema.
• ¿El proyecto se organiza por fases o por conjuntos funcionales?

Las respuestas del proveedor te ayudarán a escoger la opción más segura, rentable y agradable de implementar el ERP.