¿Cómo un ERP ayuda a las áreas financieras de las compañías?
Por Sandra Pérez
Directora Corporativa Financiera y de Operaciones (CFOO) de Grupo Softland
En los últimos años, el rol de los directores financieros (CFO) sufrió una importante transformación. Lejos quedan los tiempos en los que la cualidad más importe de un CFO era su capacidad analítica y sus habilidades como contador. En la actualidad, esta figura evolucionó hasta convertirse en un asesor estratégico de la compañía.
Son varias las realidades que provocaron este cambio. Por un lado, las mayores exigencias de las autoridades regulatorias para la transmisión de información de los negocios, que implican mejorar, simplificar y automatizar cierres y reporting. Y por otro, un panorama cada vez más volátil, que obliga a las compañías a enfrentarse con desafíos financieros y operativos.
Para hacer frente a esta realidad, es imprescindible contar con sistemas que faciliten las labores estratégicas de las organizaciones. La principal herramienta que brinda esa facilidad en las compañías es un ERP.
La correcta selección e implantación de un sistema de gestión empresarial, brindará innumerables beneficios a las organizaciones y en especial a las áreas financieras. A continuación, repasaremos los aspectos más relevantes de estos sistemas y cómo agilizan la labor de los CFO’s.
Beneficios tradicionales
– Integración con otras áreas: Un ERP permite tener toda la información de las distintas áreas de la compañía integradas en una sola plataforma. La unicidad del dato ayuda a reducir de manera considerable los errores, la redundancia de carga de estos y consigue automatizar tareas que anteriormente estaban dispersas en la organización.
Para materializar este beneficio, es necesario realizar un buen “re-diseño” de los procesos en paralelo, optimizarlos con base en las herramientas que el ERP proporciona.
– Diagnostica la situación financiera: Un sistema ERP puede realizar este diagnóstico, tomando en cuenta la información necesaria a través de datos cien por ciento confiables y en tiempo real.
Evita la desinformación entre áreas de la compañía que en ocasiones provoca la toma errónea de decisiones. Además, cumple con todas las obligaciones en materia de reporting; tanto legales, como tributarios, laborables y de gestión de riesgos.
– Énfasis en el control de gestión: Un ERP, además de sistematizar las necesidades contables, permite desplegar un nuevo modelo de control de gestión; que centra su atención por igual en la planificación y en el control, integrando datos de todas las áreas de la compañía.
Esta mejora del control y de la información activa en las organizaciones, medidas de reducción de costes operativos y la eficiencia en todas las áreas generan un impacto positivo en las cuentas de resultado y ayudan a neutralizar la inversión necesaria para su implantación.
– Cobertura regional: Un ERP permite a las compañías dar un salto en su expansión internacional, ya que resuelve de manera automática todas las problemáticas de control multimoneda, multipaís y multilegales.
Nuevos beneficios de los sistemas de gestión
A todos estos beneficios tradicionales, se suman otros, provocados por el avance tecnológico. Entre los principales consideramos:
– Digitalización de los procesos: Si hasta ahora se hablaba de la automatización, el reto a seguir, es digitalizar por completo las funciones administrativas de las áreas financieras.
Los ERP’s van incorporando nuevas tecnologías que permiten el registro, archivo y contabilización de facturas, de manera automática, sin intervención manual, con la reducción de costes asociados. Herramientas como OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) o IFTTT (“If this, then that”, aplicaciones web que permiten programar y crear tareas automáticas) nos ayudan en esta tarea.
– Capturar y analizar los datos cruciales de la compañía: El reporting clásico del área financiera dio paso a necesidades de información mucho más evolucionadas. El CFO es responsable de crear modelos que permitan medir el impacto de nuevas iniciativas y la rentabilidad para el negocio, seleccionando aquellos proyectos que aporten de forma sostenible mayor valor a la organización.
También, juega un papel importante en el desarrollo y la selección de métricas que permitan predecir la evolución del negocio, conocer los riesgos antes de que estos acontezcan, la propuesta de medidas preventivas y la identificación de oportunidades que puedan ser aprovechadas para mejorar el desempeño de las empresas.
Los ERP’s nos plantean soluciones de explotación masiva de datos, con herramientas de Business Intelligence, que permiten analizar la información en línea y hacer pronósticos con base en la información histórica y distintas variables.
– Dar cumplimiento a los nuevos requerimientos de los entes reguladores: Las organizaciones reguladoras de nuestro entorno, presentan nuevos requerimientos de información y regulaciones todos los días. Hablamos no solo de la aparición de nuevos impuestos, sino de nuevos requisitos; como la implantación de la factura electrónica, los reportes a las entidades, y un largo etcétera adicional.
La puesta en marcha de esta información suele ser un problema en las organizaciones, por la falta de conocimiento del impacto del cambio y la falta de recursos. Un ERP permite tener a nuestra disposición todo este tipo de cambios legales y de operación, listos para ser usados, sin necesidad de hacer altas inversiones. En resumen, los CFO’s se convirtieron en una pieza clave de las organizaciones de los que se espera una utilización maestra de sus conocimientos, datos, análisis y finanzas para forjar nuevas estrategias. Resulta imprescindible dotar a las compañías de una correcta plataforma tecnológica y de un ERP que maneje los procesos de la misma, aprovechando el potencial de digitalización, información y ahorro de costes.
