Personal necesario para adoptar un ERP

Por Astrid Estrada
Gerente de operaciones de Softland Guatemala

Cuando se decide implementar un software de gestión empresarial ERP es necesario tomar en cuenta que se debe constituir un equipo a cargo del desarrollo del proyecto, conformado por personal interno y externo y con perfiles, roles y responsabilidades en cada etapa del proceso. Partamos de que la implementación requiere que el personal realice un esfuerzo adicional a su día a día en un evento único, temporal y progresivo.

Un proyecto de implementación de un ERP es temporal por lo que se debe tener un adecuado equilibrio sobre el tiempo que pueden dedicar las personas que tienen mayor conocimiento de la compañía para que, el equipo de implementación pueda adoptar las estrategias adecuadas para aprovechar la participación de estas personas.

Es único, ya que este tipo de proyectos no es una constante en las compañías, generalmente es un evento que se da cada siete a diez años y por lo tanto se debe considerar que en empresas pequeñas y medianas no se cuenta con toda la experiencia para administración del proyecto y que éste se lleve a cabo con éxito, es donde los proyectos se apoyan en una adecuada planeación y documentación; en el caso de empresas grandes generalmente cuentan con un área de gestión de proyectos que facilita las tareas y la administración de actividades y recursos.

Es progresivo, por lo que es necesario considerar que el proyecto inicia con ciertos roles y perfiles, pero conforme éste avanza se necesita incorporar otras personas del equipo.

Al seleccionar el equipo del proyecto, se debe prestar especial atención con que el personal seleccionado sea de alto desempeño y productividad, estas características determinarán en gran medida el éxito del proyecto, es un proceso gestionado por personas, por lo que el factor humano es clave y se debe realizar de forma cuidadosa para evitar que el proyecto se demore por cambios en el personal, resistencia al cambio, falta de conocimientos, liderazgo o dirección.

Los roles que generalmente participan en una implementación de ERP son:

• Patrocinador

Es quien toma la decisión de llevar a cabo el proyecto y quien provee los recursos monetarios para su ejecución. Generalmente es el dueño de la empresa o algún gerente con capacidad de decisión, cuenta con competencias de liderazgo e innovación y transmite la importancia del proyecto al equipo interno.

• Gerente del proyecto

Es quien se encarga de planificar y gestionar los recursos internos: tiempo, personas, información; para que el proyecto se lleve a cabo con éxito. Tiene la posibilidad de visualizar el proyecto de inicio a fin y los ciclos que se entregarán durante el proceso. Este rol se tiene desde lo interno con la empresa y desde lo externo por parte del proveedor seleccionado. Debe contar con competencias de organización, orden y comunicación.

• Usuarios líderes

Son los responsables funcionales de las áreas que serán afectadas con la implementación del proyecto, generalmente son quienes proveen la información y recurso humano de cada área para ejecutar las actividades de cada ciclo. Debe contar con competencias de colaboración y adaptación al cambio, ya que son quienes finalmente aceptan los nuevos procesos.

• Usuarios finales

Son quienes al final ejecutan los nuevos procesos y quienes se ven mayormente afectados en su operación diaria con el cambio del ERP. Deben contar con un espíritu flexible y tolerante, sus comentarios y retroalimentación deben ser tomados muy en cuenta.

• Administrador del sistema

Es un rol clave e indispensable, usualmente responde a una nueva posición dentro del área de sistemas ya que, una vez finalizado el proyecto, el ERP requiere mantenimiento, actualizaciones y soporte interno y es este perfil que puede atender las solicitudes internas de primera mano.

• Consultores del ERP

Este rol es externo y provisto por el proveedor del ERP, es el encargado de la toma y análisis de requerimientos funcionales para la instalación y configuración del ERP, es quien capacita            y acompaña a los usuarios líderes y finales en la puesta en marcha del nuevo ERP. Debe ser un perfil disciplinado y sistemático que garantice la entrega de los ciclos del proyecto en tiempo y forma. ¿Requieres asesoría par implementar un sistema de gestión empresarial? ¡Contáctanos!