La DIAN ha establecido quiénes deben generar la nómina electrónica y los respectivos plazos.
- Al igual que la facturación electrónica y el documento soporte, la nómina electrónica se suma al plan de digitalización y gestión de las transacciones en las empresas propuesto por la DIAN.
- Los empleadores que contribuyen al impuesto de renta y complementarios están obligados a emitir el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica.
La nómina electrónica es el archivo digital que presenta una empresa ante la DIAN por el pago a sus empleados, conocido también como Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica. Por definición tributaria, este documento es un soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del empleador.
Su envío electrónico se puede hacer a través de un proveedor tecnológico autorizado como Softland, con el fin de que se puedan deducir los costos a la hora de hacer la declaración de la renta o IVA.
¿Quiénes están obligados a emitirla?
De acuerdo con la resolución 000013, todo contribuyente del impuesto sobre la renta y complementarios, que realicen pagos por concepto de vinculación laboral o legal y reglamentaria, deben emitir el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica.
La regulación no hace referencia al tamaño de la empresa, por lo que desde un solo empleado se debe emitir este documento. En otras palabras, toda persona que requiera justificar los costos, gastos y deducciones debe generarlo.
Sin embargo, quienes no paguen el impuesto sobre la renta no están obligados a emitir el Documento Soporte de Nómina Electrónica.
Quienes no paguen impuesto sobre la renta no están obligados a emitir el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica.
Requisitos para su generación
La DIAN establece que el documento debe cumplir con los siguientes aspectos:
- Debe denominarse Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica.
- Debe contener los nombres y apellidos o razón social, junto con el NIT, del sujeto que emite el documento y del beneficiario del pago.
- El código único del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica (CUNE).
- Numeración seriada y consecutiva correspondiente a un sistema interno.
- Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado y los valores deducidos de la nómina.
- El valor total diferencial, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
- El medio de pago. Puede ser en efectivo y por medio de una entidad bancaria.
- Fecha y hora de generación.
- La firma digital del emisor.
- La razón social y NIT del proveedor de soluciones tecnológicas y la identificación del software.
¿Cómo modificar la nómina electrónica?
En caso de que el documento enviado requiera alguna modificación, la DIAN establece dentro de la resolución 000013 que está permitido eliminar o hacer cambios a través de las notas de ajustes. Las modificaciones o eliminaciones pueden deberse a un error aritmético, equivocaciones en conceptos, falta de novedades o falta de personal por liquidar la nómina.
Igualmente, las notas de ajuste deben ir numeradas consecutivamente y deben enviarse para aprobación de la DIAN con los motivos por los cuales se descarta o se cambia una nómina electrónica. Una vez sea eliminada, su número único no puede volver a usarse, así como el de la nota de ajuste. Se empieza con el número siguiente al de la última nómina realizada.
Sanciones por no implementar la nómina electrónica
Aunque ya culminaron las fechas de implementación para todos los obligados, si aún no la transmites, lo mejor es hacerlo lo antes posible y evitar inconvenientes con la DIAN.
Estas son las multas en caso de no realizar la transmisión del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica:
- Un 5% del total de la nómina por no reportar la información requerida.
- Un 4% del total de la nómina si se suministra información errónea.
- Un 3% si se transmite la información fuera de la fecha establecida.
La nómina electrónica debe emitirse dentro de los primeros diez días hábiles del mes siguiente a su contabilización.
Cabe señalar también que, las nuevas empresas tienen un plazo de 2 meses después de realizar el primer pago de nómina para habilitarse y empezar a trasmitir el documento.
Con Softland Go puedes gestionar de manera integral la nómina electrónica dentro de las fechas estipuladas con el fin de evitar sanciones, cumpliendo con los requisitos exigidos y así evitar el envío de información errónea.
