Existen dos maneras de ver la vida: una de ellas es creer que los proyectos son emprendimientos empresariales temporales que buscan crear productos o servicios que tienen duración y fin concreto (Def Project Management Institute); o, por otro lado, creer que todo en la vida es un proyecto. A mi juicio, esta última es la visión más certera de qué es un proyecto y por qué todos somos directores de proyectos, buscando con nuestros equipos, ejecutar en un universo de restricciones con éxito cada proyecto propuesto.  
Desde hace un tiempo hemos estado inmersos en la Industria 4.0 también conocida como la Cuarta Revolución Industrial, en donde todas las industrias, bien sean de software, farmacéutica, alimentos, química, textil, etc., buscan estar equilibrando técnicas de optimización, operación, análisis de datos y rentabilidad de manera casi retadora, manteniendo un balance benéfico para los Stakeholders o partes interesadas y la operación. La pregunta es –¿Cómo una PMO facilita la oportuna toma de decisiones en los actuales entornos VUCA?
Iniciemos con estos dos conceptos, ¿qué es una PMO? y ¿qué es un entorno VUCA?, una PMO (project management office) u oficina de gestión de proyectos, es la oficina encargada de gestionar y administrar las restricciones (tiempo, alcance, costo, calidad, capital humano y riesgos) que se engranan con los objetivos estratégicos organizacionales dados en entornos VUCA; este concepto se gesta al  finalizar la guerra fría en Estados Unidos, cuyo acrónimo acuñado describe las principales características de entornos con: (V) Volatilidad, (U) Incertidumbre, (C) Complejidad  y (A) Ambigüedad[AP1]  ^1  (Vuca como herramienta de planeación, 2016) y cuyas características, justamente, generan un escenario para el liderazgo y la oportunidad de acción desde la información.
En la industria existen diferentes tipos de Oficina de Proyectos cuya diversidad se atribuye a la madurez organizacional y del nivel de control o decisión previsto para los proyectos. Para nuestro enfoque actual no tendremos en cuenta el tipo de Oficina que tenga o planee implementar en su organización, lo que sí debe saber es que la PMO le ofrece información desde diferentes frentes (Planeación, gestión, Costos, ROI) y justamente esta pluralidad, permite que la información suministrada sea uno de los principales aportes de la PMO.
Al conocer la información de una forma estructurada, usted podrá tomar decisiones asertivas y objetivas basadas en análisis de datos, conociendo los diferentes escenarios y permitiendo que la PMO sea una base para la toma de decisiones, tenga en cuenta las siguientes herramientas que facilitarán este proceso:  
1.      Implemente dashboards o cuadro de mando de los proyectos en curso.
2.     Detalle los alcances de proyectos (internos y externos). 
3.     Clasifique los proyectos por estado, ingreso previsto y posibilidad de incrementar o mejorar su participación de mercado, o traer beneficio al cliente interno.
4.     Verifique si puede realizar crashing.
5.    Asegúrese de tener información certera y coherente de valores, ejecución y trabajo planificado. 
6.    Identifique los riesgos y deje un nivel de incertidumbre previendo la teoría de Nassim Taleb de trabajar sobre black swan o sucesos sorpresivos con impacto socioeconómico.
7.     Garantice que la ejecución y periodificaciones contables sean confiables.  
8.    Priorice, los recursos son finitos y es importante que los proyectos que decida ejecutar tengan un beneficio de negocio.  
 
Finalmente, recuerde que, a mayor calidad de la información, mejor calidad en la toma de decisiones; estas recomendaciones no describen una secuencia finita o absoluta de la manera en la que mejor funcionará y optimizará sus procesos, proyectos o el ecosistema empresarial, más bien son una primera línea para entender que, “Lo importante es no dejar de hacerse preguntas” A. Einstein.
 
[AP1]https://www.portafolio.co/opinion/maria-jose-vengoechea/vuca-como-herramienta-de-planeacion-500627 
 Por Astrid J. Parra Caviedes
DIRECCIÓN DE PMO / CO-DIRECCIÓN CONSULTORÍA EN  SCO
 

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