Metodología Agile al implementar un ERP

Por Iván Nicho
Gerente Consultoría Ofisis Perú, una marca Softland

Las soluciones de Gestión de Recursos Empresariales (ERP) son un activo fundamental para la mayoría de las empresas, sin embargo, las implementaciones del ERP pueden ser complejas y requerir mucho tiempo. Para evitar esto, un cambio en la metodología podría ser el elemento diferenciador para rentabilizar el proyecto.

La implementación clásica del ERP tiene varias etapas: modelamiento de los procesos, configuración, implementación o despliegue. Las fases anteriores, bajo la metodología Agile, suponen el desarrollo de proyectos rápidos y flexibles, además, permite dividir los proyectos en pequeñas iteraciones con objetivos que deben ser cumplidos en poco tiempo.

Se debe seleccionar un socio que tenga experiencia con la solución y sea ágil, en lugar de participar en un largo proceso de solicitud de propuesta para tratar de encontrar un proveedor y negociar un contrato a precio fijo.

A continuación, veremos cómo cada etapa se puede adaptar para una entrega ágil.

• Modelamiento de los procesos: Esta etapa puede acelerarse al realizar un análisis rápido del negocio que implementará el ERP, en lugar de eternos documentos de análisis/diseño. Se deberá trabajar iterativamente en sprints, para evitar las complicaciones. Los Product Owner (PO) deben ser incorporados y capacitados para tomar decisiones clave desde el principio, y se deben establecer equipos más pequeños y multifuncionales para lograr los objetivos del programa.

• La configuración del programa en un enfoque Agile debe ser mucho más rápida, principalmente porque los equipos están capacitados para abordar las dificultades técnicas “en vivo” en lugar de participar en el diseño teórico.
  
  Supone construir una hoja de ruta de alto nivel con características macro (basada en una lista de mejoras identificadas) que sea lo suficientemente detallada como para determinar el tamaño y la forma de la organización, dotación de personal, capacitación en la metodología y establecer una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) que coordine los flujos de trabajo funcionales y no funcionales.

• La implementación debe ser en “varias oleadas” para capturar rápidamente el valor. Los equipos de entrega funcional adoptan la mayoría de las prácticas típicas de scrum.

Se observan equipos compuestos por los encargados de TI, usuarios del sistema y proveedor tecnológico. Se tendrá un diseño completo para entrar a la fase de desarrollo y realizar pruebas del sistema en sprints de dos a tres semanas. Las pruebas E2E y las pruebas de aceptación del usuario (UAT) se realizan en intervalos regulares, en lugar de realizarlo una sola vez al final del desarrollo, esto favorecerá la calidad del código y una automatización de pruebas continua.

El trabajo no funcional, por ejemplo: migración de datos, capacitación e implementación, se ve menos afectado por esta metodología, pero sin perder la necesaria coordinación entre los equipos.

Las pruebas no funcionales y la fase de cut over (preparación del nuevo entorno para la salida en vivo) siguen siendo las mismas que en una implementación clásica (waterfall).

Beneficios de implementar ERP bajo Agile

Para asumir la transformación digital es necesario partir de una base sólida en los procesos de back end y atención al cliente, por lo tanto, esta metodología se traduce en una gama de beneficios:

• Reducción del costo del programa en un 10%, impulsado principalmente por tener que hacer menos retrabajo en las pruebas E2E y las fases UAT.
• Aumentar el valor del programa en un 20% al darle al propietario del producto suficiente visibilidad del progreso del proyecto.
• Capacidad de comprimir tres veces más la carga de trabajo en un período dado a través de una mayor eficiencia de equipos funcionales.
• Adopción más amplia de la solución por parte de los usuarios finales, ya que están involucrados a lo largo de la implementación.
• Mejora en la disposición del equipo, ya que ven el progreso mensurable de la implementación todos los días.

Las implementaciones de ERP siempre son un desafío, pero estos desafíos pueden ser mucho menos desalentadores con un enfoque agile.